Datenschutzordnung

(Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DS-GVO)

Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstandes nach § 26 BGB Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Vertreters:

• Kornelia Hüther, 1.Vorsitzende Bogensportverein „Friedensstadt“ Glau e.V.

• Uwe Götsch, 2. Vorsitzender

• Helmut Sauerwald, Kassenwart

Präambel

Der Bogensportverein Friedensstadt Glau verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-DatenschutzGrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-DatenschutzGrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Verwaltung der Vereinstätigkeiten bzw. Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses Anmeldung zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände Beitragseinzug Berichterstattung (ggf. auch mit Fotos und Videos) über das Vereinsleben sowie sportliche Ereignisse des Vereins, ggf. auch in Form von Ergebnislisten 4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: a) Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO): Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Pflichtangaben laut Aufnahmeantrag, außer EMail-Adresse) ist erforderlich, um unseren Pflichten aus dem Mitgliedschaftsverhältnis nachkommen zu können Die Verarbeitung folgender Daten ist erforderlich, um Sie zum Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände anzumelden und Ihnen damit die Teilnahme zu ermöglichen: o Name, Vorname o Geschlecht o Geburtsdatum o Abteilung/Sportart b) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO): Für personenbezogene Daten, deren Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, holen wir grundsätzlich Ihre Einwilligung ein (bei Aufnahme also die freiwillige Angabe gem. Punkt 2 des Aufnahmeantrages, die Einwilligung zwecks Weitergabe der E-MailAdresse zu Vereinszwecken an andere Vereinsmitglieder, die Einwilligung in die Veröffentlichung von Personenbildnissen sowie die Ermächtigung zur Beitragserhebung als SEPA-Lastschrift). c) Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO): Zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins werden Ihre personenbezogenen Daten in folgenden Fällen verarbeitet: 

Fertigung von Foto- und Videoaufnahmen von meiner Person im Rahmen der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins – insbesondere Spielszenen – und Veröffentlichung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (nicht bei Minderjährigen!). Veröffentlichung von Wettkampfergebnissen, insbesondere Ergebnislisten (Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsjahr, Wettkampfergebnis, Verein, Mannschaft) E-Mail-Adresse (Pflichtangabe Aufnahmeantrag) Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten des Vereins bzw. in der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften; (E-Mail-Adresse:) in der Erleichterung der Kommunikation zwischen Ihnen und dem Verein. 5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten: Verwaltung der Vereinstätigkeiten bzw. Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses: Vorsitzende, Schatzmeisterin, Abteilungsleiter, Übungsleiter; Telefonnummer ggf. an andere Vereinsmitglieder Anmeldung zur Teilnahme an Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände: jeweiliger Landesfachverband Beitragseinzug: Sparkasse … 6. Dauer der Speicherung / Kriterien für die Festlegung der Dauer: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft werden die Telefonnummer sowie die Bankdaten und die E-Mail-Adresse unverzüglich (spätestens 1 Monat) nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht. Die Postanschrift wird grundsätzlich 3 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft (Ende des Kalenderjahres) gelöscht. Name, Vorname, Geschlecht und Geburtsdatum werden grundsätzlich 10 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu steuerlichen Zwecken). Ergebnislisten (Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsjahr, Wettkampfergebnis, Verein, Mannschaft) werden im Internet grundsätzlich 2 Jahre veröffentlicht; dies gilt auch für den Fall der Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses. Danach erfolgt eine Verarbeitung nur noch zu Archivzwecken (vereinsintern; Vereinschronik). 7. Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte:

das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO;

das Recht auf Berechtigung nach Artikel 16 DS-GVO;

das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO;

das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO;

das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO; das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO;

das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO;

das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

8. Die Quelle, aus der Ihre personenbezogenen Daten stammen: Wir verarbeiten grundsätzlich nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen (des Erwerbs) der Mitgliedschaft direkt bei Ihnen erheben

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

Mai 2022